E-Rechnungen betrachten mit etabula
Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Mit unserem kostenlosen Tool etabula sind Sie optimal auf die Umstellung vorbereitet: Einfach E-Rechnung auswählen und alle Inhalte bequem im Browser betrachten – ohne, dass Daten Ihr Gerät verlassen.
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E-Rechnung – was bedeutet das für mich? Ein kleiner Überblick
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Was ist die E-Rechnung?
Im Gegensatz zu digitalen „Drucken“, wie beispielsweise PDF-Dateien, ermöglicht eine E-Rechnung eine automatische elektronische Verarbeitung, anstatt nur visuelle Informationen wiederzugeben. Hiermit soll eine unkompliziertere und schnellere Verarbeitung von Rechnungsdaten erreicht werden, bei der außerdem Übertragungsfehler vermieden werden. Die in Deutschland gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
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Was genau wird Pflicht?
Alle inländischen Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 für steuerbare Umsätze im B2B-Bereich den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherstellen. Für die Ausstellung gibt es Übergangsregelungen bis Ende 2026. Die revisionssichere Aufbewahrung spielt eine zentrale Rolle: Auch E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für das Originaldokument sowie für alle eventuell erstellten konvertierten Dokumente.
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Wie sieht es mit der Sicherheit aus?
Besonders in der Übergangszeit werden viele Unternehmen auf Konvertierungstools angewiesen sein, um die E-Rechnungsformate in lesbare Formate wie PDF umzuwandeln und weiter zu verarbeiten. Online sind viele Tools verfügbar, die jedoch für die Verarbeitung die hochgeladenen Daten an weitere Server senden, um Ihnen eine visuelle Darstellung zu ermöglichen. Das Übertragen auf fremde Server birgt das Risiko, dass die Dokumente in unbefugte Hände gelagen!
Sicherheit geht vor
Warum ist überhaupt spezielle Software nötig, um E-Rechnungen zu betrachten? Formate wie ZUGFeRD bieten doch eine visuelle Darstellung als PDF an? Das ist grundsätzlich richtig, allerdings sind die dort als PDF dargestellten visuellen Daten nicht zwangsläufig deckungsgleich mit den gespeicherten kompletten Rechnungsdaten. Dies kann dazu führen, dass beispielsweise nicht alle Positionen einer Rechnung visuell aufgelistet werden, was zu einer falschen Rechnungssumme führen kann. Und rechtlich bindend sind die gespeicherten Rechnungsdaten, nicht die als PDF dargestellten.
Damit Sie sicher sein können, alle relevanten Daten im Blick zu haben, geben wir Ihnen mit etabula eine einfach zu bedienende Lösung an die Hand, mit der Sie Ihre Rechnungsdaten kurzfristig sichtbar machen können. etabula ist komplett browserbasiert und kann hier kostenlos genutzt werden!
Um zu gewährleisten, dass alle Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden zu jeder Zeit sicher sind, erfolgt die Verarbeitung der E-Rechnungsdaten sowie die visuelle Darstellung komplett auf Ihrem Computer. Dazu führt der Browser ein kleines Skript aus, welches Sie mit dem Empfang dieser Website erhalten haben. Die Daten verlassen nicht Ihr Gerät und werden nicht gespeichert.
Unser Tool für Sie: etabula!
Um für Sie den Umgang mit der neuen E-Rechnung möglichst einfach, sicher und bequem zu gestalten, haben wir mit etabula eine browserbasierte Anwendung geschaffen, die Sie unkompliziert und ohne viel Vorbereitung nutzen können.
Unten finden Sie unter „Jetzt ausprobieren!“ eine Drag-and-Drop-Fläche. Dort können Sie eine beliebige E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD (Dateiendung .xml bzw. .pdf) per Klick von Ihrem Rechner auswählen – oder Sie ziehen die Datei einfach in das vorgesehene Feld.
etabula erstellt im nächsten Schritt eine visuelle Auflistung aller Rechnungsdaten, die Sie nun problemlos weiterverarbeiten können. Sie haben die Möglichkeit, das XML der Rechnung zu extrahieren sowie eine PDF-Visualisierung zu generieren. Wichtig dabei: Das erstellte PDF dient lediglich der Veranschaulichung und stellt kein rechtlich bindendes Dokument dar.
Fertig! Sobald Sie die Daten wie gewünscht übertragen haben, können Sie über den Button „Schließen“ alle Rechnungsdaten aus Ihrem Browser löschen – das gleiche geschieht auch beim Schließen bzw. Neuladen der Seite. Sollten Sie weitere Rechnungen ansehen wollen, können Sie über den Button „Datei auswählen“ weitere Dateien hochladen.
Hier direkt ausprobierenJetzt ausprobieren! Einfach E-Rechnung ablegen und ansehen
Ihre Datei wird an keinen Server gesendet, sondern ausschließlich lokal von Ihrem Browser verarbeitet – die Datei verlässt also nicht Ihr Endgerät!
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Die Nutzung von etabula auf unserer Website ist für Sie komplett kostenlos. Sie möchten etabula innerhalb ihrer bestehenden Systeme nutzen oder haben andere Fragen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns, mit Ihnen die Umsetzungsmöglichkeiten zu besprechen.
Und auch bei allen anderen Fragen und Wünschen hinsichtlich Digitalisierung und individueller Softwarelösungen ist die lambda9 Ihr kompetenter Partner: Unser Team aus Flensburg versteht Ihre Anforderungen und erarbeitet Software, die ganz auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist – und Ihre Prozesse ein gutes Stück digitaler macht. Let’s make IT work!
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