Datenerfassung: Schnell und sicher!

Neuigkeiten aus dem captis-Kosmos

(3G-Doku) Kontrollmöglichkeit des 3G-Status 26.11.2021 um 09:55

Ein/e Mitarbeiter/in kann neuerdings im Portal unter capt.is/3g nach dem Login einen QR-Code aufrufen, der dieser Person eindeutig zugeordnet ist. Der QR-Code kann auch heruntergeladen und lokal auf dem Gerät gespeichert oder ausgedruckt werden.

Wenn jetzt jemand dazu berechtigtes nachfragt, kann der/die Mitarbeiter/in über das Vorzeigen des QR-Codes nachweisen, dass er/sie an diesem Tag einen gültigen 3G-Nachweis im System hinterlegt hat. Die kontrollierende Person muss nur den QR-Code mit einem internetfähigen Gerät, wie z.B. einem Smartphone, scannen und bekommt dann als Ergebnis einen grünen Haken oder ein rotes Kreuz angezeigt. Es werden neben dem Vor- und Nachnamen des/der Ausweisinhabers/-inhaberin keine weiteren Daten zur Verfügung gestellt, die Kontrolle kann effizient und datenschutzrechtlich unbedenklich durchgeführt werden. Insbesondere wird dabei auch nicht offenbart, welche Art von Nachweis die Person erbracht hat.

Auf diesem Weg können sogar Dritte, also z.B. das Ordnungsamt oder ein beauftragter Security-Dienst, sowie Pförtner Kontrollen durchführen. Auch der/die Vorgesetzte kann, ohne einen Systemzugang zu captis zu benötigen, überprüfen, ob ein/e Mitarbeiter/in berechtigt am Arbeitsplatz anwesend ist oder noch einen gültigen Nachweis für diesen Tag zu liefern hat.

Emailversand über eigenen Server 26.11.2021 um 09:44

Wir setzen zum Emailversand in captis einen professionellen Service für den Massenversand von Emails eines Dienstleisters ein. So eine Email-Engine ist genau für so einen Anwendungsfall wie diesen gedacht und sollte eigentlich für eine verlässliche Zustellung sorgen, auch wenn mal ein paar mehr Emails versendet werden. Trotzdem bietet captis die Möglichkeit ein eigenen Mailserver einzusetzen, das schafft ggf. zusätzliches Vertrauen bei der Absenderadresse.

Voraussetzung für den eigenen Mailserver ist lediglich ein SMTP-fähiger Account auf Ihrem Emailserver/-dienst. Dieser Account muss berechtigt sein, Emails mit der Absenderadresse captis-noreply@ihre-domain zu versenden. Den SMTP-Host, den SMTP-Port und die Art des Verschlüsselungsverfahrens müssen Sie bei Ihrem Betreiber des Mailservers genauso wie den User und das dazugehörige Passwort erfragen. Das alles muss dann nur noch in den Einstellungen im Bereich Versand über eigenen Mailserver eingetragen werden und schon kann es losgehen.

2-Faktor-Authentifizierung 23.11.2021 um 22:16

Wir haben das System um eine 2-Faktor-Authentifizierung erweitert. Sie können sich jetzt den zweiten Faktor im Login Prozess per Signal Messenger zustellen lassen. Auch wenn diese Funktion nur optional ist, empfehlen wir, dieses zusätzliche Sicherheitsfeature zu aktivieren.

Signal ist ein kostenloser Messenger, den Sie sofern noch nicht installiert in Ihrem App-Store des Vertrauens herunterladen und installieren können.

Warum Signal? - Signal ist quelloffen, sicher, unabhängig (spendenfinanziert) und kostenlos.

Warum nicht Whatsapp? - Whatsapp ist proprietär, hat keine offene Schnittstelle für den Nachrichtenversand und kollaboriert mit Facebook. Es gibt keinen Grund, Whatsapp zu verwenden, wenn es Signal gibt.

Wir sorgen mit diesem Vorgehen für noch mehr Sicherheit bei der Nutzung von captis. Eine 2-Faktor-Authentifizierung ist mittlerweile häufig gelebte, sinnvolle Praxis und schützt Sie vor unbefugtem Zugang zu Ihrem captis-Account, wenn jemand Ihr Passwort erraten bzw. unberechtigt erlangt haben sollte (sofern diese Person nicht gleichzeitig Ihre Emails lesen kann).

(3G-Doku) QR-Codes werden nun analysiert 22.11.2021 um 21:00

Wenn Mitarbeiter/innen Nachweise z.B. für eine erfolgte Impfung hinterlegen, werden diese Dateianhänge neuerdings auf einen darin enthaltenen QR-Code gescannt. Wird ein solcher QR-Code gefunden und enthält er die Informationen basierend auf dem "EU-Digital-Green-Certificate", werden die darin hinterlegten Daten mit den Stammdaten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin sowie den innerhalb des Nachweises gemachten Angaben abgeglichen. Werden dann Abweichungen z.B. bei Vor- und Nachname oder beim Datum der Impfung (Testung/Genesung) festgestellt, wird dem Nachweis der neue Status "Auffällig" gegeben. Derartige Nachweise sind in der Nachweisübersicht direkt zu erkennen und sollten prioritär geprüft werden, um die festgestellten Unstimmigkeiten zu klären.

Auf Wunsch kann auch im 3G-Dashboard eine Benachrichtigung per Email aktiviert werden, die immer dann verschickt wird, wenn eine solche Auffälligkeit festgestellt wurde. So bleiben Sie immer informiert!

Als Arbeitgeber sind Sie mit dem Addon 3G-Doku gut präpariert!

captis 3g getestet geimpft genesen

Die 3G Dokumentationspflicht für Arbeitgeber kommt! Durch Änderungen am Infektionsschutzgesetz (IfSG) muss voraussichtlich ab 24. November der 3G-Status von Mitarbeiter:innen dokumentiert und kontrolliert werden. Um dieser Dokumentationspflicht als Arbeitgeber nachzukommen, sollten Sie das Addon 3G-Doku von captis nutzen. Einfach eine Liste mit Mitarbeiterstammdaten wie Name und Emailadresse hochladen und schon kann es losgehen. Das System geht davon aus, dass jede/r MitarbeiterIn jeden Tag einen Test vorlegen muss. Dabei wird auch berücksichtigt, dass jemand nur an bestimmten Tagen vor Ort in der Firma ist oder auch mal Urlaub haben kann. Wenn von einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter z.B. ein Impfzertifikat vorgelegt wird, wird für diese Person die tägliche Pflicht bis zum Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates ausgesetzt. Das System generiert automatisch die nötigen Erfassungsaufforderungen und stellt diese dem/der jeweilige/n MitarbeiterIn zu. Die Eingaben werden dann verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und in der Regel spätestens nach 90 Tagen gelöscht, wenn für die Nachweispflicht nicht doch eine längere Speicherung erforderlich ist.

Optimieren Sie ihre Erfassungsprozesse - jetzt starten

Gern stellen wir Ihnen unsere Lösung in einem → kostenlosen Webinare vor.

Sie stehen vor der Herausforderung, zu erfassen, welche MitarbeiterInnen getestet, genesen oder geimpft sind und müssen Ihre Testungen dokumentieren? Wir stellen Ihnen vor, wie man mit dem Addon von captis einfach, sicher und vor allem digital das Ganze lösen kann.

Besuchen Sie eines unserer → kostenlosen Webinare zu dem Thema. Sie bekommen einen Einblick in die Lösung und können parallel oder anschließend das Erlebte in einem kostenlosen Demoaccount nachvollziehen. Wir bieten jede Woche zwei Termine an, zu denen Sie sich einfach in die → Videokonferenz rein klicken können.

Um an dem Meeting über Notebook/PC teilzunehmen, einfach den Link oben mit einem kompatiblen Internet-Browser besuchen. Geeignete Browser sind Google Chrome oder Chromium-basierte Browser wie Microsoft Edge Chromium, Chromium, Opera oder Vivaldi. Auch andere Browser wie z.B. Mozilla Firefox oder Safari funktionieren, haben aber ggf. einen eingeschränkten Funktionsumfang. Für die Teilnahme per Handy oder Tablet empfehlen wir die Installation der jitsi Meet App. Wenn Sie die App nutzen, bitte beachten, dass die gesamte URL als Konferenzraum eingetragen wird oder als Servername https://meet.lambda9.de/ in den Einstellungen hinterlegt ist.

Angebote für captis mit 3G-Addon

basic

39,00 Euro netto

(46,41 Euro brutto)

pro Monat

10,00 Cent netto

(11,90 Cent brutto)

pro abgeschlossener Erfassung

(Leistungsübersicht: siehe unten)

&

Addon 3G-Doku

899,00 Euro netto

(1.069,81 Euro brutto)

einmalig

20,00 Cent netto

(23,80 Cent brutto)

pro abgeschlossenem MitarbeiterInnennachweis

  • Vertragslaufzeit sofort ab Buchung bis Kündigung
  • Kündigung jederzeit für den nächsten Tag möglich
  • Abrechnung monatlich oder zu Vertragsende des Addons
  • Maximale Anzahl MitarbeiterInnen: unbegrenzt

premium

99,00 Euro netto

(117,81 Euro brutto)

pro Monat

7,00 Cent netto

(8,33 Cent brutto)

pro abgeschlossener Erfassung

(Leistungsübersicht: siehe unten)

&

Addon 3G-Doku

699,00 Euro netto

(831,81,81 Euro brutto)

einmalig

15,00 Cent netto

(17,85 Cent brutto)

pro abgeschlossenem MitarbeiterInnennachweis

  • Vertragslaufzeit sofort ab Buchung bis Kündigung
  • Kündigung jederzeit für den nächsten Tag möglich
  • Abrechnung monatlich oder zu Vertragsende des Addons
  • Maximale Anzahl MitarbeiterInnen: unbegrenzt

unlimited

199,00 Euro netto

(236,81 Euro brutto)

pro Monat

0,00 Cent netto

(0,00 Cent brutto)

beliebig viele kostenlose Erfassungen

(Leistungsübersicht: siehe unten)

&

Addon 3G-Doku

499,00 Euro netto

(593,81 Euro brutto)

einmalig

10,00 Cent netto

(11,90 Cent brutto)

pro abgeschlossenem MitarbeiterInnennachweis

  • Vertragslaufzeit sofort ab Buchung bis Kündigung
  • Kündigung jederzeit für den nächsten Tag möglich
  • Abrechnung monatlich oder zu Vertragsende des Addons
  • Maximale Anzahl MitarbeiterInnen: unbegrenzt
→ Hier klicken, um zu captis zu gelangen

Nutzen Sie den kostenlosen Demoaccount. Es steht in der Demo der volle Funktionsumfang auch inklusive des Addons 3G Doku zur Verfügung. Man kann den gesamten Prozess testen, ohne eine Verpflichtung einzugehen. Die getätigten Einstellungen bleiben auch nach dem Beenden des Demoaccounts erhalten. Einfach für den jeweils besten Serviceplan entscheiden und nahtlos weitermachen und mit der produktiven Nutzung starten.

→ Hier klicken, um zu captis zu gelangen

Ihre Vorteile

Kosten

Sparen Sie Prozesskosten! Die vom Erfasser bereitgestellten Daten liegen digital vor, sie müssen nicht abgetippt werden. Es werden Erfassungsfehler und das Entschlüsseln einer nicht leserlichen Handschrift vermieden. Den Service von captis kann man einfach nutzen, ganz ohne Verpflichtungen und versteckte Kosten.

Zeitersparnis

Die Bereitstellung von Informationen geschieht in Echtzeit: Kein Warten auf das Einreichen oder Zusenden eines ausgefüllten Formulars! Mit einem Klick haben Sie eine digitale Erfassung gestartet und der Erfasser kann sofort mit dem Ausfüllen beginnen. Und direkt nach der Erfassung stehen Ihnen die Daten zur Verfügung.

Digitalisierung

Durch digitale Prozesse den Fokus auf die Kernprozesse ermöglichen: Die Definition von Pflichtangaben stellt sicher, dass keine unvollständigen Erfassungen nachgearbeitet werden müssen. Die Informationen werden vom Erfasser digital bereitgestellt, kein Abtippen, kein Nachfragen.

Modern

Mit captis bieten Sie eine moderne und dabei auch dem Datenschutz entsprechende Kommunikation an. Sie werden als innovativ wahrgenommen. Schnelle und einfache Kommunikation und der dazugehörige Datenaustausch kann ganz einfach sein.

Datensicherheit

Für die gesamte Verarbeitung bei uns im Hause gelten die internationalen Standards für Datenschutz und IT-Sicherheit nach der ISO 27001 und der DSGVO. Höchste Sicherheit ist garantiert. Alle Daten sind jederzeit verschlüsselt und werden auch nur verschlüsselt übertragen, es ist kein unbefugter Zugriff für Dritte möglich.

Einfache Bedingungen

Die Nutzung von captis ist einfach und unkompliziert. Eine einmal erstellte Vorlage kann beliebig oft zur Erhebung von Daten genutzt werden. Die Bearbeitung kann vom Desktop, Tablet oder Smartphone aus erfolgen. Als Datenanforderer werde ich per Email oder der Signal-Messenger über Statusänderungen informiert. Der Erfasser bekommt eine Quittung oder eine Belegkopie am Ende der Dateneingabe.

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Und so geht's

Vorlage erstellen

Sie erstellen mit Hilfe eines Drag&Drop-Editors eine Erfassungsvorlage. Die jeweiligen Eingaben können z.B. als verpflichtend gekennzeichnet werden. Es lassen sich Erfassungsmasken festlegen, so dass z.B. nur Zahlen, und zwar genau fünf, in das Feld Postleitzahl eingetragen werden können und vieles mehr. Auch die Definition von Regeln ist möglich, über die auf eine bestimmte Eingabe reagiert werden kann. So kann es z.B. bei der Eingabe eines bestimmten Familienstands erforderlich sein, eine weitere Person zu erfassen, aber eben auch nur dann und nicht in allen Fällen.

Erfassungen initiieren

Die einmal erstellte Vorlage kann dann beliebig häufig zur Erfassung von Informationen genutzt werden. Einfach eine neue Erfassung per Knopfdruck erzeugen und dem Erfasser zustellen. Die Zustellung kann per Email, Signal-Nachricht oder einem anderen beliebigen Kommunikationsweg erfolgen. Optional kann bereits der leere Erfassungsbogen mit einem Passwort belegt werden, damit der Erfasser mit der Bearbeitung auch erst starten kann, wenn dieses eingegeben wurde. So kann über zwei Faktoren sichergestellt werden, dass wirklich derjenige die Informationen bereit stellt, der darum gebeten wurde.

Ergebnis verwenden

Wird die Erfassung abgeschlossen, informiert das System auf Wunsch den Initiator über die Finalisierung automatisch. Eine Erfassung hat eine maximale Speicherzeit. Bis zum Ablauf dieser Zeit muss der Initiator den ausgefüllten Erfassungsbogen herunterladen. Es steht ein Download als PDF-Dokument oder ein CSV-Export der erfassten Werte in der Anwendung zur Verfügung.

Aber sicher

Alle vom Erfasser eingetragenen Daten sind stets und zu jeder Zeit nur verschlüsselt gespeichert. captis nutzt Verschlüsselungsverfahren, die es erlauben, eine lesbare Variante der Daten für den, der sie erfasst und für den, der sie erhebt, bereitzustellen. Der Erfasser entschlüsselt die Daten mit einem zu Beginn selbst gewählten Passwort und der Initiator mit seinem captis-Zugangspasswort. Für Dritte hingegen ist eine Entschlüsselung und damit ein unberechtigtes Lesen der Daten ausgeschlossen, selbst wir können auf keine eingegebenen Daten zugreifen!

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Funktionsumfang

Vorlagen erstellen

Zentrale Vorlagenverwaltung - eine Vorlage kann von allen genutzt werden, wird automatisch versioniert und gespeichert.

Erfassung initiieren

Aus bestehenden Vorlagen wird im Handumdrehen eine Erfassung, ein Klick genügt.

Benutzer anlegen

Teamwork ohne Mehrkosten - definieren Sie beliebig viele Benutzer ohne weitere Mehrkosten.

Selbstzerstörung aktivieren

Vor Beginn jeder Erfassung kann schon festgelegt werden, wann sich die erfassten Informationen selbst eliminieren sollen. Ab jetzt hat nicht mehr nur James Bond sich selbst zerstörendes Papier und der Datenschützer freut sich auch noch.

Ergebnis bereitstellen

Der Erfasser erhält am Ende eine Quittung oder, wenn es zugelassen ist, auch einen vollständigen Download der Erfassung als PDF-Datei. In captis können Sie sich die Daten zur weiteren Verarbeitung einfach exportieren.

Statusinformationen erhalten

Derjenige, der die Daten bereitstellen soll, bekommt die Aufforderung per Email oder Signal-Nachricht. Der Initiator der Erfassung bekommt auf Wunsch eine Nachricht, wenn mit der Erfassung begonnen und/oder diese abgeschlossen wurde - immer informiert, ohne nachzufragen.

Angebote

basic

39,00 Euro netto

(46,41 Euro brutto)

pro Monat

10,00 Cent netto

(11,90 Cent brutto)

pro abgeschlossener Erfassung

  • Vertragslaufzeit 12 Monate
  • Kündigung 30 Tage zum Laufzeitende, anschließend monatliche Verlängerung
  • Bezahlung 12 Monate im Voraus, danach monatliche Abrechnung der Erfassungen zusammen mit der Monatspauschale
  • Maximale Anzahl User: 3
  • Maximale Anzahl Vorlagen: 5
  • Vorhaltezeit Erfassungen/Dateien: 30 Tage
  • Maximaler Speicherplatz: 10 GByte
  • Support-Level: Standard
  • Anfragen ausschließlich per Mail mit einer Reaktionszeit von 24 Stunden

premium

99,00 Euro netto

(117,81 Euro brutto)

pro Monat

7,00 Cent netto

(8,33 Cent brutto)

pro abgeschlossener Erfassung

  • Vertragslaufzeit 12 Monate
  • Kündigung 30 Tage zum Laufzeitende, anschließend monatliche Verlängerung
  • Bezahlung 12 Monate im Voraus, danach monatliche Abrechnung der Erfassungen zusammen mit der Monatspauschale
  • Maximale Anzahl User: unbegrenzt
  • Maximale Anzahl Vorlagen: unbegrenzt
  • Vorhaltezeit Erfassungen/Dateien: 90 Tage
  • Maximaler Speicherplatz: 50 GByte
  • Support-Level: Standard
  • Anfragen ausschließlich per Mail mit einer Reaktionszeit von 24 Stunden

unlimited

199,00 Euro netto

(236,81 Euro brutto)

pro Monat

0,00 Cent netto

(0,00 Cent brutto)

beliebig viele kostenlose Erfassungen

  • Vertragslaufzeit 12 Monate
  • Kündigung 30 Tage zum Laufzeitende, anschließend monatliche Verlängerung
  • Bezahlung 12 Monate im Voraus, danach monatliche Abrechnung der Monatspauschale
  • Maximale Anzahl User: unbegrenzt
  • Maximale Anzahl Vorlagen: unbegrenzt
  • Vorhaltezeit Erfassungen/Dateien: 90 Tage
  • Maximaler Speicherplatz: 50 GByte
  • Support-Level: Extensive
  • Anfragen per Mail mit Reaktionszeit von maximal 12 Stunden + 5 Rückruf-Anfragen pro Monat mit Reaktionszeit von maximal 4 Stunden

Für Non-Profit Organisationen:

Sie verantworten eine Non-Profit-Organisation, wie einen Sportverein oder eine Hilfsorganisation, und finden captis toll? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf - gern prüfen wir, ob eine kostenlose Nutzung von captis über den Demozeitraum hinaus möglich ist.

Als On-Premise Lösung:

Sie möchten captis auf ihrem eigenen Server betreiben? Auch wenn wir davon überzeugt sind, dass wir das schon ganz gut machen, ist es möglich, das System unter gewissen Voraussetzungen innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur zu betreiben. Gerne entwickeln wir ein passendes Angebot für Sie.

Kontakt

Und nun sehen Sie captis "in action". Entweder Sie bieten Ihr Formular standalone an, z.B. so: ⇛ Kontakt aufnehmen

Oder Sie können beliebige Formulare direkt in Ihre Webseite einbinden, so wie hier: